Tous les jours, des milliards d’e-mails sont envoyés partout dans le monde. La majorité d’entre elles proviennent du domaine professionnel. Pourtant, nombreux sont ceux qui commettent des erreurs dans la rédaction.
Or, ces erreurs peuvent paraître grossières et très contre-productives. C’est pour cela que nous avons décidé de vous livrer quelques astuces pour rédiger un e-mail professionnel correctement.
Pour bien rédiger un e-mail professionnel, quels sont les éléments à inclure dans le message ?
Tout comme les autres formes de lettre classiques, les courriers professionnels doivent également suivre un schéma précis. Cela permet au lecteur de comprendre le message que vous souhaitez lui transmettre.
L’objet
L’objet est très important car c’est la première information que le destinataire verra. Cette mention va lui permettre de se décider s’il lira le message immédiatement ou plus tard.
Les formules d’appel
Ce sont les premiers mots de votre e-mail. Ces mots permettent la prise de contact avec votre destinataire. Dans le cas où votre e-mail aura plusieurs destinataires, vous devez vous adresser à tous. Quant à l’ordre, les postes hiérarchiquement supérieurs sont toujours ceux qui doivent être mentionnées en premier.
La phrase d’accroche
Après la formule d’appel vient la première phrase. Celle-ci doit être courte et doit produire un effet sympathique sur le destinataire, avant d’entrer dans le vif du sujet. Là, il y aura plusieurs possibilités. Mais cela dépend de la situation.
Le corps du message
Pour rédiger le corps du message, commencez par l’information principale. Les autres informations devront ensuite apparaître par ordre décroissant d’importance. Cela est très important car la première partie est toujours mieux lue que ce qui suit.
La formule finale
La formule finale doit toujours solliciter une action de la part du destinataire. Après la formule finale, n’oubliez pas les formules de politesse. Maintenant, il ne reste plus qu’à envoyer. Et si vous utilisez Gmail, il vous faudra connaître les techniques pour envoyer votre courrier rapidement.
Les règles de bases à respecter pour rédiger un e-mail professionnel en suivant les normes
Pour rédiger un e-mail professionnel correctement, voici les règles de bases que vous devez absolument suivre :
- Optez pour un sujet pertinent et convaincant,
- Utilisez un langage courant et professionnel,
- Structurez votre e-mail comme il se doit,
- Utilisez des listes à puces afin de réduire l’effort visuel. Cela met également votre e-mail en valeur,
- Utilisez des phrases simples qui sont faciles à saisir,
- Choisissez une taille de police uniforme,
- Mettez une touche personnelle à la formule de politesse que vous utilisez,
- Ne négligez pas la signature (à la fin).
- N’oubliez pas les pièces jointes. Mais il faut aussi savoir les astuces pour envoyer un fichier lourd par Internet.
